Ved urnenedsettelse møter vanligvis pårørende en representant fra kommunen eller gravlundsetaten som bistår nedsettelsen. Ønsker pårørende medvirkning av prest, taler eller en representant fra begravelsesbyrået må dette avtales i forkant.
Byrået er behjelpelig med å avtale tid for urnenedsettelse. Det er også mulig å kontakte gravlunds kontoret ved den aktuelle gravlunden direkte, for å avtale tidspunkt. Ved enkelte gravlunder vil det kunne gis muligheter for å velge plassering av graven.